Mail Merge

Mail Merge adalah sebuah fasilitas pada Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh-contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Meskipun pengertian mail merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda. Sebenarnya fungsi mail merge sudah ada pada generasi microsoft office sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudal untuk menghapal langkah- langkah nya.

Langkah-langkah menggunakan mail merge

1. Buka program atau aplikasi microsoft word 2007
2. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, ketiklah sebuah surat yang ditujukan kepada beberapa orang.
3. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start mailing Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge Wizard.
4. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document ,
5. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients.
6. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik Create .  
7. Setelah itu, jendela New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns.
8. Setelah itu, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete.
9. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.
10. Setelah semua Field names tehapus , klik pada Add, untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (“nama”, “alamat”, dan “kota” ) k. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. Kemudian klik tombol OK.
11. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombol OK.
12. Setelah kamu itu, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.
13. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.
14. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama yaitu di bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.
15. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.
16. Untuk merubah kode menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon Preview Result.
17. Dan setelah itu jika ingin menampikan data secara individu maka klik finish and marge lalu klik edit individual document. Dan setelah itu secara otomatis akan terbuka file baru.

Meskipun langkah-langkahnya mungkin agak panjang, tetapi jika kita mau melakukannya pasti bisa. Baca juga : Kerja Prestatik

Artikel Menarik Lainnya

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share